“keluhan terbesar yang saya dengar tentang rapat adalah tidak produktif,terlalu lama dan tidak penting.”kata frances A.micale,konsultan dari atalanta dan pengarang buku “Not another Metting! A practical guide for facilitating Effectif Metting” (oasis,2002).”Namun bila di jalankan dengan benar,rapat bisa sangat berarti bagi perusahaan”
saat lingkungan kera menerapkan pola kerja sama dan demokratis,peruahaan semakin mmbutuhkan rapat untuk berbagi informasi,menerima masukan dari para karyawan dan membuat keputusan kelompok.lebih jauh lagi,penggabungan perusahaan dan aliansi semakin meningkatkan kebutuhan akan rapat-rapat terorganisasi.
namun,sementara rapat yang baik dapat mendatangkan kontribusi yang sangat penting untuk kesuksesan perusahaan,rapat-rapat yang tak berarti hanya akan membuang waktu dan biaya.berikut ada beberapa ide praktis bagi para manager untuk membuat rapat yang dapat membantu kesuksesan perusahaan.
AJUKAN PERTANYAAN; “KENAPA HARUS RAPAT?
Solusi dari rapat-rapat yang tidak produktif sederhana saja;tidakusah rapat.seelum memanggil pasukan berkumpul,manager haus bertanya pada diri sendiri apakah tujuan rapat ini dapat di capai dengan cara lain.jika intinya adalah berbagi informasi,e-mail,memo dan pembicaraan informil mungkin akan lebih baik.”pertanyaanya adalah kenapa harus rapat?” kata barbara streibel,konsultan dari oriel,inc.(madison,wis)dan pengarang buku “The managers guide to effective mettings”(mcGraw-hill,2002) “alasan terbaik untuk rapat adlah anda benar-benar membutuhkan interaksi dari semua anggota.anda perlu para karyawan membagi opini dan pengetahuan mereka,dan membangun pola pikir yang sama mengenai masalah yang sedang terjadi.kalau begitu,sebuah rapat bila di jalankan denga benar memang sangat cocok untuk itu”.
kadang kala,kata peggy klaus,konsultan dari berkeley,california,mengurangi rapat berarti juga mengubah pendekatan manajemen anda.Mikro manajemen membutuhkan lebih banyak rapat,sementara yang telah sukes mendelegasikan tugas tidak terlalu membutuhkannya.”jika saya telkah membagi tugas dengan baik,saya tidak perlu selalu ada di sana ketika kelompok saya membuat keputusan”.kata klaus
JANGAN “DISKUSI”
saat ini “diskusi” tidak cukup lagi.kelompok yang di kejar tenggat waktu membutuhkan lebih dari sekedar obrolan tanpa arah atau pencapaian yang hanya di buat untuk mengesankan atasan.rapat yang berguna bergantung pada tujuan yang telah di tetepkan dengan jelas,yang bisa menjadi acuan kerja para karyawan dan menjadi patokan pencapaian kerja mereka.
“jika saya mengatur sebuah rapat,saya mau lebih dari sekedar “diskusi” kata streibel.”saya mau tindakan.saya tidsk butuh daftar panjang tentang apa yang telah terjadi minggu kemarin.”
Jika rapat mingguan dengan bawahan sudah menjadi semacam kutukan bagi anda (dan mereka),desak semua orang termasuk diri anda sendiri untuk mengupas tuntas laporan masalah-masalah yang bisa di tangani.sisakan rapat hanya untuk membahas hal-hal yang membutuhkan pemikiran dan tindakan dari seluruh tim.
BUAT AGENDA RAPAT UNTUK MENGHEMAT WAKTU RAPAT.
streibel menyarankan meluangkan 30 atau 60 menit untuk menyiapkan rapat yang harus anda buat atau pimpin.uat agenda yang seksama,tepat waktu dan kumpulkan orang-orang yang tepat.biarkn para anggota tahu bahwa mereka boleh meninggalkan rapat bila rapatnya tidak membahas hal-hal yang berkait dengan pekerjaan mereka.
pekerjaan tingkat lanjut yang menyeluruh dapat menghsilkan keputusan yang mengejutkan dan menyenangkan. “dengan mengenali hasil yang di inginkan dan menyiapkan rencana lebih dulu.”kata micale,” Anda akan menyadari anda bahkan tidak perlu rapat”
STOP SI TUKANG BELOK,BUNGKAM SI TUKANG BUAL.
Seorang pengemudi yang mengemudikan mobilnya berliku-liku akan lebih lama mencapai tujuanya dari pada mereka yang langsung mengemudi dari A ke B.hal yang sama juga berlaku untuk rapat,memakan waktu jauh lebih lama dari yang seharusnya karena para pesertanya menyimpang.beberapa taktik sederhana bisa membuat rapat sesingkat dan seefisien mungkin.
yang pertama adalah ide-ide di luar topik dengan menempatkan mereka di “tempat parkir”.di papan tulis atau secarik kertas,buat daftar masukan-masukan yang berguna (dan yang tidak) yang dapat di lakukan di waktu yang akan datang.
si serba tahu dan tukang bual juga bisa menyabot rapat,bahkan bila mereka berbicara di dalam topik.mereka juga bisa membungkam para peserta yang lebih diam,yang bisa saja mempunyai saran yang lebih baik.interupsi yang sopan dari pemimpin rapat mungkin di butuhkan untuk memotong pembicaraan sepihak yang panjang.di gabungkan dengan desakan bagi mereka yang kurang aktif,hal ini dapat membuat peserta ikut terlibat.
GANTI METTING DENGAN “STAND-UPS”.
beberapa perusahaan menetapkan hari bebas rapat,biasanya hari jumat.yang lainya membuat jam-jam tertentu yang bebas rapat.dan pada beberapa perusahaan,rapat yang menaklutkan di ganti dengan “stand-ups” waktu berkumpul singkat di mana para peserta membahas masalah-masalah yang mengganggu secara cepat,disini para pesertanya berdiri untuk mengingatkan satu sama lain bahwa pada pertemuan ini tidak ada waktu untuk bersantai dan menenangkan diri.
saran streibel:Gunakan rapat dengan hemat,dan gunakan mereka dengan baik. “saya tahu orang-orang sering merasa rapat itu buang-buang waktu,” katanya tapi bila rapat di jalankan dengan baik,hal itu bisa menjadi tempat di mana semua orang menjadi kreatif,di mana mereka bisa menyatu-padukan pandangan,pengetahuan dan pengalaman semua orang.mereka bisa menjadi bagian yang penting dalam proses melahirkan solusi yang inovatif untuk menyelesaikan masalah-masalah,serta hal-hal yang baru dan lebih baik untuk melakukan sesuatu.siapa yang tidak mau hal itu?”.
